De belangrijkste kaders voor financieel beleid en beheer zijn vastgelegd in de financiële verordening (art.212) en de actuele Nota Reserves en Voorzieningen. Daarnaast zijn er diverse interne regels vastgesteld ten behoeve van een adequaat financieel beleid en beheer

In de controleverordening (art.213) is de wettelijke verplichte accountantscontrole geregeld. Ten behoeve van de accountantscontrole zal aanvullend jaarlijks een geactualiseerd toetsingskader in de vorm van een controleprotocol door de raad vastgesteld moeten worden. In dat controleprotocol zijn alle laatste wijzigingen in wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en voorschriften, verwerkt. Deze zijn immers niet statisch.

Het  college verricht op grond van artikel 213A onderzoeken naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het door het college gevoerde bestuur. De verwachting was dat deze wettelijke verplichting zou gaan verdwijnen. De regering is echter tot een heroverweging van het voornemen tot schrappen gekomen. Het wederom oppakken van deze verplichting zal nog verder vorm moeten krijgen.

De Provincie heeft in juni 2016 haar Financieel Verdiepingsonderzoek 2016 afgerond. Hieruit bleken geen bijzondere opmerkingen rondom het financieel beleid en beheer, behoudens de voorwaarde om te (blijven) letten op een structureel meerjarig sluitende begroting. Verder vraagt de vertaling van onderhoudsplannen naar de begroting nog aandacht. Voor wat betreft de begroting 2017 en 2018 was wederom sprake van repressief toezicht door de Provincie, waarbij tevens extra aandacht werd gevraagd voor het goed blijven volgen van de ontwikkelingen rondom het sociaal domein.

Organisatieontwikkeling
In 2017 is de trend doorbroken waarbij de organisatie anders dan in voorgaande jaren  een toename van de personele capaciteit -vanuit wettelijke bepalingen en lokale beleidskeuzes- moest effectueren. Na een terughoudendheid op het gebied van vaste dienstverbanden zijn diverse tijdelijke contracten en inhuurconstructies omgezet naar structurele arbeidsplaatsen. Zeker voor wat betreft het sociale domein een onlosmakelijk gevolg van de transformatie naar de transitie en de voor de hand liggende borging. Daarbij werd tevens een zekere mate van continuïteit en kwaliteit nagestreefd die voor de organisatie behouden diende te worden. De uitbreidingen voor informatiebeleid, informatiebeheer, privacy zijn doorgevoerd met een adequate personele bezetting. De specialistische kennis op deze deels nieuwe was niet vervulbaar vanuit de reguliere inspanningen vanuit Strategische personeelsplanning. Tevens zijn de eerder opgelegde taakstellingen gerealiseerd mede ten gevolge van het ingezette  beleid van de afgelopen jaren. Een stringente afstemming op directieniveau alsmede in de verschillende managementteams draagt er toe bij dat elke personele uitbreiding minutieus gevolgd wordt. Een gepast niveau van wendbaarheid is inmiddels bereikt waarbij nog meer gewerkt wordt vanuit het proces denken en structuurdiscussiesnaar de achtergrond zijn geschoven. Er wordt voortdurend aan de organisatie inrichting gesleuteld waarbij de nadruk ligt op uit te voeren werk en het realiseren van de doelen. Daarbij werd de  noodzakelijke personele capaciteit zo flexibel mogelijk ingezet. De trend (mede gebaseerd op de Personeelsmonitor) er ook landelijk gezien meer capaciteit instroomt bij de lokale overheden is nadrukkelijk ook van toepassing op Kerkrade. Op bepaalde (ondersteunende) werkprocessen hebben de afgelopen bezuinigingen een sterke wissel getrokken op een verantwoorde workload. Hiervoor zal de komende periode meer aandacht worden gegeven om de basis weer op sterkte te krijgen.  Gelijktijdig zal een heroverweging en prioritering onontkoombaar zijn. Dat blijft zoals voorgaande jaren gepaard gaan met het continue proces van de juiste match tussen medewerkers die de bestaande en gewijzigde doelen moeten gaan realiseren. De focus vanuit SPP, talentmanagement, demotie, heroriëntatie en functiewisseling blijft als een rode draad onze organisatieontwikkeling bepalen. Het generatiepact is een welkome aanvulling op onze personeelsinstrumenten en levert een goede bijdrage aan duurzame inzetbaarheid. In 2018 zal dit beleid geëvalueerd worden. Samenwerken in de regio met gelijksoortige gemeenten staat hoog op de ambtelijke agenda. Het karakter van het in algemene dienst te zijn aangesteld biedt volop mogelijkheden. De goede samenwerking met de ondernemingsraad geeft veel ruimte. Met een nieuwe samenstelling van de Ondernemingsraad wordt gewerkt aan kwaliteitsimpulsen om vanuit werkgevers en werknemerskant alle mogelijkheden en kansen te benutten. Stimulering van het individu en kansen bieden voor werkverbreding was ook in het afgelopen jaar een speerpunt.  De flexibele schil zal waar mogelijk verder worden afgebouwd. Ook hier is het sociale domein een vakgebied bij uitstek  om personele keuzes te maken. De VNG koerst verder op uniformering van het arbeidsvoorwaardenbeleid inclusief het bezoldigingsbeleid. De nieuwe wet Normalisering ambtenaren zal op korte termijn verdere inkleuring krijgen.  Kerkrade heeft hierop ingespeeld door vergaande digitale toegankelijkheid voor haar medewerkers van de arbeidsvoorwaarden.  

Human Resource Management (HRM)
Voor sommige functies was er al sprake van de eerste contouren van schaarste. Reden temeer om te blijven inzetten op die interne mobiliteit. En ook om nog meer flankerende maatregelen en initiatieven te ontplooien om het brede personeelsbestand hierbij aan te spreken. Specifieke (nieuwe) wettelijke taken vereisten specialistische kennis. Wij behoren tot het groeiende aantal gemeenten die hebben uitgebreid en die niet in alle behoeften intern kunnen voorzien door om-her- en bijscholing. Het ziekteverzuim kent ondanks toenemende werkdruk bij diverse processen voor het derde jaar op rij een dalende tendens.

De harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden blijft een actueel thema.  Integriteit is inmiddels vanuit de projectfase geïntegreerd in de reguliere processen.  Een herijking van de risicoanalyse is uitgevoerd.  Het omgangsvormenbeleid is breed geïmplementeerd in de totale organisatie. Preventie heeft op diverse terreinen de volle aandacht gekregen en de risico inventarisaties (RI&E) zijn adequaat uitgevoerd en geactualiseerd. Het informatiebeleid (inclusief een nieuw beleidsplan tot 2020) is vastgesteld. Het aparte traject voor Informatiebeveiliging heeft invulling gekregen waarbij wij de landelijke kaders hebben gevolgd met betrekking tot de inrichting van de ENSIA. De noodzakelijke stappen zijn gezet om in 2018 aan de landelijke richtlijnen te kunnen voldoen en hieromtrent ook de raad inzage te kunnen verschaffen. Die borging is gelegd door de aanstelling en benoeming van een CISO- en FG functionaris. Verder inbedding in de sectoren zal extra personele capaciteit of interne accentverschuiving  met zich mee brengen. Het management zal haar rol als proceseigenaar stevig oppakken en hierover binnen de planning en controll cyclus verantwoording moeten afleggen. De regionale samenwerkingen SSC-ZL of met het RHCL ( E depot) dan wel verkenningen met het Gegevenshuis (Bag, GEO) vinden nog steeds plaats en hebben nog niet tot definitieve keuzes geleid.  Samen werken met naburige gemeentes krijgt steeds meer vorm waarbij onderlinge capaciteit wordt ingezet. Igom faciliteert en ondersteund dit met aanhoudend succes. Het Veiligheidshuis is succesvol gepositioneerd binnen de gemeente Kerkrade die de regierol uit voert.  Het verzuimpercentage is gedaald naar 6,37% evenals een lichte daling van de frequentie naar 1,06. De extra aandacht, workshops en begeleiding hebben tot succes geleid. Voor 2018 wordt een verdere daling verwacht.

Loonontwikkeling
Op diverse organisatieonderdelen is de beschikbare formatie onder druk komen te staan. De taakstellingen zijn met veel kunst en vliegwerk gerealiseerd waarbij SPP een rode draad is geweest. De CAO onderhandelingen trekken een verhoudingsgewijze zware wissel op de benodigde middelen. Aanhoudende loonstijgingen gingen met premiestijgingen van de pensioenwetgeving gepaard. In 2018 is een flinke loonstijging en premiedruk als onderdeel van het nieuwe akkoord tot stand gekomen. Genoemde landelijke afspraken hebben een verhogend effect gehad op de loonsom.

De “inhuur derden” conform de actuele definities van het CBS (lastencategorie 3.0 - inhuur personeel van derden, waarbij uitsluitend de arbeidskosten op basis van een tarief in rekening worden gebracht; oftewel “uurtje/factuurtje”) bedroeg in 2017 € 6,2 mln (2016: € 6,7 mln). De kosten van inhuur zijn als volgt nader te specificeren (bedragen x € 1.000):

De analyse van de kostenplaatsen/indirecte kosten gaat tevens in op de personele kosten.

c. Informatiebeveiliging

(Digitale) dienstverlening
“Digitaal waar kan maar persoonlijk waar het moet”.
Ook in 2017 is verder aandacht besteed aan de verbetering van de dienstverlening aan de burger.
Burgerplein werkt uitsluitend op afspraak en is het streven dat een burger of bedrijf binnen 5 werkdagen een afspraak kan krijgen bij Burgerplein. Tevens is er een aparte (snel)balie voor het afhalen van rij- en reisdocumenten en spoedeisende zaken. Veel producten van Burgerplein worden al digitaal aangeboden en zijn via onze website beschikbaar en kunnen vanachter de pc tablet of  smarttelefoon worden aangevraagd.
Het door ontwikkelen van ondersteunende programma’s, apparatuur en website zijn in dit proces essentieel en hebben continu onze aandacht. In 2017 heeft de focus vooral gelegen in het implementeren van de nieuwe software “iBurgerzaken”.

In het kader van de Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland (PUN) heeft in oktober 2017 de wettelijke verplichte reisdocumentenaudit plaatsgevonden. Deze audit hebben wij wederom met een positief resultaat kunnen doorlopen.

De rijksoverheid verlegt haar accent naar digitaal werken. Volgens de digitale agenda 2020 van de rijksoverheid dient digitale communicatie met burgers en andere ketenpartners in 2020 de norm te zijn, al dient de overheid ook voor bevolkingsgroepen die de aansluiting met digitale systemen vooralsnog gemist hebben, bereikbaar te blijven. In de praktijk zagen we ook in de gemeente Kerkrade in 2017 een verdere verschuiving naar digitale dienstverlening. Kerkrade heeft minder papieren post verstuurd en meer e-mails in behandeling genomen. Door een substantiële stijging van de portotarieven heeft dit helaas niet geleid tot kostenreductie. In 2016 is de nota “Van analoog naar digitaal” door het College vastgesteld. In 2017 is dit beleid in de praktijk geconcretiseerd en mede verantwoordelijk voor een fundamenteel andere manier van werken, waarbij dossiers niet langer in papier worden gevormd maar vanaf creatie direct digitaal worden beheerd. Omdat er weinig ervaring bestaat met de langdurige opslag van digitale data, is in 2016 begonnen met een onderzoek naar de mogelijkheid van een gezamenlijk E-depot met het Regionaal Historisch Centrum Limburg om zo de kosten voor digitaal beheer beheersbaar te houden. Onderzoek naar deelname door de gemeente Kerkrade aan de GR RHCL (o-meting) is inmiddels afgerond, de onderhandelingen over de kosten en consequenties van deelname worden 2de kwartaal 2018 gestart

Interne toetsing
Het is van belang dat de besteding van publiek geld rechtmatig is, dat wil zeggen in overeenstemming  met relevante in-/externe wet- en regelgeving wordt ontvangen en besteed. Daaronder valt bijvoorbeeld een goed financieel beheer, de naleving van de subsidievoorwaarden en het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium) door een mix van controle op gegevens van derden, voorlichting en sanctionering.

Procesgewijs vindt interne toetsing plaats op de financiële cijfers en de naleving van relevante wet- en regelgeving, bijvoorbeeld ten aanzien van personeel/salarissen, investeringen, subsidieverstrekking, belastingen en heffingen (i.r.t. BsGW), treasury, sociale uitkeringen, omgevingsvergunningen, publiekszaken, etc. Daarbij wordt voor zover van toepassing rekening gehouden met de eisen die worden gesteld in de Single Information Single Audit (Sisa) – protocollen. Tevens worden de afrekeningen van diverse projectsubsidies getoetst. Waar relevant, mogelijk en zinvol vinden correcties plaats en/of worden de bevindingen gebruikt voor het doorvoeren van procesmatige verbeteringen.

De vaststelling, inning en afdracht van de eigen bijdragen Wmo gebeurt door het Centraal administratiekantoor (CAK). Door het kiezen van deze systematiek heeft de wetgever in feite bepaald dat de verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de eigen bijdragen geen gemeentelijke verantwoordelijkheid is. Dit impliceert dat door gemeenten geen zekerheden over de omvang en hoogte van de eigen bijdragen kunnen worden verkregen als gevolg van het niet kunnen vaststellen van de juistheid op persoonsniveau. Dit aspect maakt geen onderdeel uit van de gemeentelijke rechtmatigheidcontrole.

Voor wat betreft  de verantwoording van de besteding van specifiek bestemde rijksgelden en subsidies volgt hieronder een nadere toelichting.

SiSa (Single Information Single Audit)
De meeste specifieke uitkeringen worden tegenwoordig verantwoord via de jaarrekening. Daarvan zijn er in 2017 voor Kerkrade onderstaande 3 relevant.

In de SiSa-bijlage van deze jaarrekening vindt de voorgeschreven verantwoording plaats.

Overige
In het voortraject wordt bij projecten waarvoor subsidie is verkregen geadviseerd over de (administratie van) aandachtspunten waarmee tezijnertijd bij de verantwoording rekening moet worden gehouden. Momenteel betreft dit  "Gebiedsontwikkeling Centrum Kerkrade", "Investeringen openbare ruimte rondom C-City",  "Leuk voor Elkaar", "Kerkrade-West Wint", “Service Grensoverschrijdende Arbeidsbemiddeling” en "2 Leefbaarheid Natuurprojecten".

Jaarlijks worden voor zover van toepassing voor de betreffende projecten de eindafrekeningen tijdig opgesteld, de subsidievoorwaarden getoetst en door de externe accountant van een controleverklaring voorzien. In 2017 betrof dit de projecten "Herontwikkeling speeltuinen en speelplekken Kerkrade” (goedkeurend) en ”Herinrichting Stadspark Kerkrade” (goedkeurend). Verder zijn nog 2 projecten begin 2018 afgerekend en na toetsing voorzien van een goedkeurende controleverklaring, te weten "door- en herontwikkeling Botanische tuin" en "vergroening Bleijerheide Nulland".

Inkoop en aanbesteden
Het college heeft in november 2017 het “Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Kerkrade 2017” vastgesteld. Tegelijkertijd heeft het college de “Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Kerkrade voor leveringen en diensten 2017” vastgesteld inclusief de toepassing van een set specifieke voorwaarden, de  zogenaamde GIBIT-voorwaarden. De GIBIT-voorwaarden betreft inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten op het vlak van ICT en opdrachten die een ICT-component bevatten.

Communicatie en stadsmarketing
Het ‘uitvoeringsplan stadsmarketing’ is in 2017 verder uitgevoerd. De Facebook pagina “Beleefkerkrade” heeft inmiddels ruim 7500 volgers. De website www.beleefkerkrade.nl is gelanceerd in samenwerking met de VVV Zuid-Limburg. Er is deelgenomen aan het televisieprogramma Pipo de Clown. Er is een guerilla marketing campagne gestart rondom de Big Five in samenspraak met onze keypartners, deze loopt nog door in 2018. Er is een samenwerking aangegaan met Guido`s Orchestra.